Отказное письмо на продукцию

1. Что такое отказное письмо? Кому и для чего оно необходимо?
2. Что такое отрицательное решение органа по сертификации?
3. Пример (форма) отказного письмо и отрицательного решения
4. Кто их выдает отказные и отрицательные решения?
5. Какая процедура оформления отказных писем?
6. Необходимые документы для оформления отказного письма/отрицательного решения
7. Стоимость оформления отказных писем?

В ввозе товаров иностранных изготовителей на рынки стран ТС очень часто используются отказные информационные письма. Это документ, который выдает орган по сертификации, чтобы доказать что ваша продукция не входит в перечень товаров, на которые нужна обязательная сертификация.
Как правило, этот документ требуется для проверки на таможне и в других органах, чтобы уверить их в отсутствии потребности в сертификации. Это письмо не удостоверяет соответствие требованиям и стандартам качества, и сделать его можно лишь в специальных органах.

По практике наших клиентов, лишь в 50-60% случаев его используют на таможне. Многие клиенты делают его, чтобы избежать бесконечных вопросов своих покупателей и поставщиков о сертификации их товара. Ведь одно дело высылать ссылку на множественные законодательные акты, регламент(ы), в которых порой трудно разобраться непрофессионалу и другое - дать официальный документ, в котором четко написано, что продукция не подлежит обязательной сертификации.

Еще раз в каких случаях может использоваться отвказное/информационное письмо
1) При реализации товара
2) При продажи товара на маркетплейсах (например: OZON, Wildberries, Lamoda и другие)
3) При продажи товара через торговые сети (например: АШАН, OBI, Leroymerlin (Леруа Мерлен), Hoff, DNS и другие)
4) При участии в тендерах - Часто чтобы доказать, что добровольного сертификата достаточно для участия в тендере, предоставляется отказное письмо.
5) При таможенном оформлении, ввозе товара из-за границы

Отрицательное решение – Решение по заявке выданное органом по сертификации, с отказом в выдаче обязательного сертификата в связи с тем, что данная конкретная продукция не входит в перечень товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия требованиям технических регламентов Таможенного союза, Евразийского экономического союза и/или иных национальных стандартов.

Чтобы получить отрицательное решение от ОС, Заявитель должен подать заявление на сертификацию с полным комплектом документов в орган по сертификации. После рассмотрения ОС - выдает отрицательное решение. Если комплект документов будет не полный - ОС может выдать решение с причиной отказа - отсутствие документов, а не отсутствие продукции в перечне.

Форма и содержание декларации регламентированы Решением коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. N 293. Оформление стало возможным с февраля 2012 года

Для декларации о соответствии требованиям технических регламентов Таможенного союза утверждена единая форма, которая применяется на всей территории стран-участниц объединения.

При этом, декларация заполняется на обычном листке белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и не имеет степеней защиты.

Рекомендации по заполнению декларации Таможенного союза

Декларация о соответствии техническому регламенту ТС заполняется на русском языке с использованием электронных печатающих устройств. Оборотная сторона декларации может заполняться на языке одного из государств-членов Таможенного союза.

При заполнении декларации не допускается сокращение слов и любое исправление текста.

Типовые схемы Декларирования утверждены Решением Комиссии Таможенного союза
от 7 апреля 2011 года № 621

Описание типовых схем декларирования соответствия.

Схема декларирования 1д
– формирование и анализ технической документации;
– осуществление производственного контроля;
– проведение испытаний образцов продукции;
– принятие и регистрация декларации о соответствии;
– нанесение единого знака обращения.

Схема декларирования 2д
– формирование и анализ технической документации;
– проведение испытаний партии продукции (единичного изделия);
– принятие и регистрация декларации о соответствии;
– нанесение единого знака обращения.

Схема декларирования 3д
– формирование и анализ технической документации;
– осуществление производственного контроля;
– проведение испытаний образцов продукции;
– принятие и регистрация декларации о соответствии;
– нанесение единого знака обращения.

Схема декларирования 4д
– формирование и анализ технической документации;
– проведение испытаний партии продукции (единичного изделия);
– принятие и регистрация декларации о соответствии;
– нанесение единого знака обращения.

Схема декларирования 5д
– формирование и анализ технической документации;
– осуществление производственного контроля;
– проведение исследований (испытаний) типа;
– принятие и регистрация декларации о соответствии;
– нанесение единого знака обращения.

Схема декларирования 6д
– формирование и анализ технической документации, в состав которой в обязательном порядке включается сертификат на систему менеджмента (копия сертификата), выданный органом по сертификации систем менеджмента, подтверждающий соответствие системы менеджмента требованиям, определенным в техническом регламенте;
– осуществление производственного контроля;
– проведение испытаний образцов продукции;
– принятие и регистрация декларации о соответствии;
– нанесение единого знака обращения;
– контроль за стабильностью функционирования системы менеджмента.

Декларация может быть зарегистрирована на срок не превышающий 5 лет

Регистрацию осуществляет орган по сертификации, включенный в национальную часть Единого реестра органов по сертификации Таможенного союза.

Получить декларацию соответствия требованиям ТР ТС может только налогоплательщик одной из стран Союза. Поэтому не может быть декларации Таможенного союза (ТР ТС) на серийный выпуск продукции зарубежного изготовителя, оформленной на его имя. Но заявителем может выступить уполномоченный представитель или импортер (на партию продукции или на товар по контракту).

Декларация соответствия Таможенного союза подлежит регистрации в Едином реестре деклараций, где можно получить информацию о выданных и внесенных в реестр документах о соответствии.

Обязанности заявителя в области обязательного подтверждения безопасности продукции, как при сертификации, так и при декларировании соответствия, регламентированы в статье 27 ФЗ № 184.

Заявитель должен:
- обеспечивать соответствие продукции требованиям технических регламентов или других нормативно-технических документов, предъявляющих обязательные требования безопасности к продукции;

- выпускать в обращение продукцию, подлежащую обязательному подтверждению соответствия, только после осуществления такого подтверждения соответствия;

- указывать в сопроводительной документации сведения о сертификате или декларации о соответствии;

- прекращать реализацию продукции, если действие сертификата или декларации приостановлено или срок действия документов истек;

- извещать орган по сертификации об изменениях, вносимых в техническую документацию или технологические процессы производства сертифицированной продукции и т. д.

Кроме того, в положениях технических регламентов Таможенного союза установлено, что заявитель обязан хранить протоколы испытаний, полученные в процессе декларирования соответствия на собственных обоснованиях безопасности, в течение 5 лет после окончания срока действия декларации.

За нарушение обязательств заявитель несет административную ответственность согласно законодательству нашей страны. Размеры штрафов по каждому виду нарушения указаны в сводной таблице штрафов.

По ряду технических регламентов и по решению заявителя вместо Декларации ТР ТС можно оформить Сертификат ТР ТС при условии, что применяемая схема сертификации будет эквивалентна схемам декларирования для данной продукции.
Под эквивалентностью следует понимать, что степень доказательств соответствия при сертификации должны быть, по крайней мере, не ниже той, которая характерна для аналогичной схемы декларирования соответствия.

Преимущества оформления декларации:
1. Более простая процедура оформления и комплект необходимых документов
2. Быстрый срок оформления
3. Более низкая стоимость оформления

Недостатки оформления декларации:
1. Декларация оформляется на обычном белом листе А4, в отличие от сертификата, которые печатается на бланках строгой отчетности со степенями защиты. Со стороны она имеет менее презентабельный и серьезный вид, несмотря на законность и равнозначность с точки зрения законодательства.
2. Ответственность в больше степени ложится на плечи Заявителя, в то время как в сертификации она распределяется между органом по сертификации и Заявителем.

Можно ли зарегистрировать декларацию самостоятельно?

В настоящее время Росаккредитация дала такую возможность Заявителям, однако практически реализовать это намного сложнее, чем кажется.
Вам необходимо пройти следующие этапы:
1) Собрать комплект документов согласно ТР ТС
2) Провести испытания продукции на необходимые стандарты
3) Правильно заполнить саму Декларацию ТР ТС
4) Получить ключи доступа, приобрести и настроить программное обеспечение для работы с ФГИС Росаккредитация, создать личный кабинет заявителя
5) Отправить через Личный кабинет все документы на регистрацию

С какими сложностями вы столкнетесь:

1) Дешевле оформить Декларацию через ОС, чем купить и настроить доступ в личный кабинет
2) Вам необходимо разбираться хорошо как в самой продукции, чтобы подобрать верные стандарты для испытаний, так и быть экспертом по сертификации, чтобы правильно соблюсти процедуру, проверить документы, протокол испытаний, саму декларацию.
3) В случае ошибок в заполнении, документах, вы можете или получить в отказ регистрации Декларации, или в будущем получить штраф при проверках.
4) Долгий и сложный процесс поиска и проведения испытаний в рамках требований ТР ТС

Почему проще и дешевле делать это через нас?

1) Мы проведем вам по всем этапам регистрации за руку, быстро и легко.
2) Вам не нужен штатный эксперт по сертификации. Наши эксперты как проконсультируют, так и помогут собрать и проверить все документы, их соответствие законодательству, подобрать все стандарты. В случае необходимости пообщаться с лабораторией для согласования испытаний.
3) У нас заключены долгосрочные договора с лабораториями, поэтому с учетом объема и отлаженных связей процесс проведения испытаний проще, согласованней, а порой в 2-3 раза дешевле, чем при обращении напрямую.
4) В случае регистрации Декларации через Орган по сертификации, ответственности берет мы на себя и также как и вы рискуем получить штраф за неверно оформленную Декларацию ТР ТС. Поэтому мы также заинтересованы в правильности прохождения процедуры.
5) Вам нет необходимости тратиться на программное обеспечение и айти специалистов. У нас уже настроен личный кабинет ФГИС Росаккредитации.
6) Мы всегда на связи и готовы в случае вопросов от клиентов или таможенных органов защищать документы выданные нами.